🚀 TORNEO DE INNOVACIÓN 2025

EQUIPO DE LOGÍSTICA

Capacitación Operativa - De la Idea a la Acción

📍🎯📦
🚀 Sikuani Hub de Innovación
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Colsubsidio 2025

¿Quiénes Somos?

El Equipo de Logística

Somos el corazón operativo del Torneo. Mientras facilitadores, mentores y jurados se enfocan en lo académico, nosotros garantizamos que todo fluya sin interrupciones.

Nuestra misión: Que 100+ estudiantes vivan una experiencia perfectamente orquestada.

Estructura

  • 3 Coordinadores Generales (5 colegios)
  • 1 Líder de Logística por colegio
  • 3 Auxiliares por colegio
  • Total: 20 personas en movimiento
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Responsabilidades Clave del Equipo

Nuestras 7 Responsabilidades Principales

🚐 Movilización

Desplazar equipos entre salones, tiempos mínimos entre presentaciones.

📱 Tecnología

Soporte plataforma Sikuani, hojas de cálculo, formatos impresos.

📦 Materiales

Distribuir y cuidar papeles, pósits, esferos, plastilinas, cartillas.

👥 Registro

Tomar asistencia, control de acceso, documentar participantes.

🔧 Problemas Técnicos

Solucionar cables, proyectores, internet, acceso plataforma.

🤝 Coordinación

Trabajar con coordinador colegio, facilitadores, mentores, jurados.

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Estructura de Tu Equipo

Líder de Logística

  • Responsable general del equipo
  • Coordinación con facilitador y coordinador colegio
  • Tomar decisiones rápidas
  • Reportar incidencias a coordinador general
  • Punto de contacto WhatsApp

3 Auxiliares de Logística

Cada uno puede ser especialista en:

  • Movilización de equipos
  • Gestión de materiales
  • Soporte técnico

Todos son flexibles y se apoyan mutuamente.

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La Regla de Oro: 30 Minutos Antes

📌 SIEMPRE ESTAR 30 MIN ANTES CON EL FACILITADOR

Esta es la base de todo lo que haremos. Si el hackathon comienza a las 8:00 AM, ustedes deben estar listos a las 7:30 AM.

30 min antes
  • Revisar espacios: auditorio, salones de trabajo
  • Verificar conectividad internet y equipos
  • Tener materiales organizados
  • Confirmar llegada de facilitador y mentores
  • Brief rápido: rol de cada auxiliar
Inicio del evento
  • Estar presente durante bienvenida
  • Completar asistencia
  • Preparados para primer cambio de equipo
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Flujo Operativo del Día

Movilización: La Coreografía

⚡ Objetivo: Reducir tiempos de intercambio entre equipos al MÍNIMO POSIBLE.

Mientras Equipo A presenta → Equipo B se prepara

Equipo 1
Presenta
→
Equipo 2
Se prepara
→
Cambio
Rápido
→
Equipo 2
Presenta

Lo que DEBEN saber

  • El orden exacto de presentaciones
  • Cuál es el siguiente equipo siempre
  • Dónde se espera cada equipo
  • El tiempo de cada cambio (máximo 5 min)

Paso a Paso

  • Equipo actual en salón presentando
  • Próximo equipo llega a "zona de espera"
  • Cuando termina presentación: cambio
  • Equipo presentador vuelve a aula original
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Ciclo: Evaluación → Retroalimentación

¿Cómo funcionan las sesiones de retroalimentación?

1. Equipo termina presentación
  • Jurados completan evaluación en plataforma/formato
  • Ustedes: preparen siguiente equipo
2. Invitar a Retroalimentación (si aplica)
  • Movilizar equipo a sala de retroalimentación
  • Preparar materiales (pósits, pápeles, esferos)
  • Facilitar que jurados den feedback cara a cara
3. Retorno a aula
  • Movilizar equipo de vuelta a su espacio
  • Recolectar materiales usados
  • Listo para próxima actividad
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Gestión de Materiales de Trabajo

Materiales que Cuidarán

📄 Papel & Pósits

  • Pliegos de papel (por equipo)
  • Pósits variados
  • Cartillas de instrucción

✏️ Escritura & Arte

  • Esferos (varios colores)
  • Marcadores
  • Plastilina (si aplica)

🗂️ Control & Almacenaje

  • Inventario inicial
  • Guardar en lugar seguro
  • Reposición durante evento

📌 Sistema de Distribución:

Cada equipo recibe KIT: 1 pliego, 5 pósits, 3 esferos, plastilina. Reponen materiales usados entre actividades.

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Soporte Técnico: Plan A, B, C

🔧 Nuestra Filosofía

Si algo no funciona, tenemos Plan B. Si Plan B falla, tenemos Plan C. Nunca un equipo espera por tecnología.

Plan A: Plataforma Sikuani

  • ✓ Internet funciona
  • ✓ Plataforma accesible
  • ✓ Jurados logueados
  • ✓ Se carga evaluación

Plan B: Hojas de Cálculo

  • ✓ Excel descargado
  • ✓ Jurados completan
  • ✓ Se sincroniza después
  • ✓ Funciona offline

Plan C: Formatos Impresos

  • ✓ Formularios en papel
  • ✓ Bolígrafos listos
  • ✓ Punto: mantener flujo
  • ✓ Digitalizan después
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Problemas Técnicos: Guía Rápida

Problema Solución Rápida Si no funciona
Internet lento/caído Reiniciar router (30 seg) Activar Plan B (Excel)
Proyector no funciona Cambiar cable HDMI Usar otro proyector
Sonido deficiente Subir volumen + revisar parlantes Usar micrófono amplificado
Plataforma no carga Limpiar cache navegador Pasar a Plan B/C
Equipo sin laptop Usar laptop de Sikuani Conectar con dispositivo móvil

🎧 Kit de Emergencia Técnica: Cables HDMI, adaptadores, cargadores, router portátil, formatos impresos de respaldo.

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Coordinación con Coordinador del Colegio

👥 El Coordinador del Colegio es tu Aliado

Llegan ustedes, el coordinador los recibe, los lleva al lugar de inicio. Él conoce el colegio, ustedes conocen la metodología. Equipo perfecto.

Antes del Evento

  • Coordinador recibe a tu equipo
  • Te muestra: auditorio, salones, cafetería
  • Acceso a espacios, baños, tomacorrientes
  • Punto de contacto: teléfono directo

Durante el Evento

  • Referencia para cualquier emergencia
  • Acceso a recursos del colegio
  • Verificación de espacios/limpieza
  • Punto de conexión con dirección/rector
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Tareas Específicas: Cada Rol

Líder de Logística: Tu Rol

Eres el Director de Orquesta

Antes del Evento (3 días)
  • Recibir briefing de coordinador general
  • Confirmar asignación de 3 auxiliares
  • Revisar orden de presentaciones
  • Crear tabla: Equipo → Salón → Hora
  • Preparar contactos de emergencia
Día del Evento - 30 min antes
  • Llegar con equipo: 30 min ANTES
  • Meet con facilitador & coordinador colegio
  • Asignar roles a auxiliares
  • Verificar materiales & tecnología
  • Última revisión de cronograma
Durante Evento
  • Supervisar flujo de equipos
  • Tomar decisiones rápidas
  • Comunicar con coordinador general
  • Documentar incidencias
  • Ser referencia para auxiliares
Post-Evento
  • Recolectar reportes de auxiliares
  • Compilar incidencias
  • Inventario final materiales
  • Enviar reporte a coordinador general
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Auxiliar 1: Especialista en Movilización

Tu Tarea Principal

Coordinar movimiento de equipos entre salones. Conoces el orden exacto. Cero equipos esperando, cero equipos perdidos.

Antes del Evento

  • Memorizar orden de presentaciones
  • Saber cuál es el PRÓXIMO equipo siempre
  • Conocer estructura física: dónde está cada aula
  • Tener lista de equipos (nombres, números)

Durante el Evento

  • 15 min antes de presentación: ir a buscar equipo
  • Informarles: "Es tu turno en 15 minutos"
  • Llevarlos a "zona de espera" cerca del salón
  • Cuando termina anterior: entrada rápida del nuevo
  • Al terminar: devolver al aula original

⏱️ Métrica de Éxito: Máximo 5 minutos entre equipos. Tu rol es que sea posible.

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Auxiliar 2: Especialista en Materiales

Tu Tarea Principal

Cada equipo tiene lo que necesita. Antes, durante y después. Inventario activo.

Antes del Evento (Preparación)

  • Recibir materiales de coordinación
  • Hacer inventario inicial
  • Organizar por tipo: papel, pósits, esferos, plastilina
  • Crear "kits por equipo"
  • Guardar en lugar seguro y accesible

Durante el Evento

  • Cada equipo recibe KIT cuando llega a su salón
  • Durante evento: monitoreate material usado
  • Reponer pósits/esferos que se acaben
  • Recoger materiales al terminar cada equipo
  • Contar y guardar para próxima ronda

Post-Evento

  • Inventario final: qué se gastó, qué regresa
  • Reportar pérdidas o daños
  • Guardar materiales para Gran Final (18 nov)
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Auxiliar 3: Soporte Técnico & Registro

Tus Dos Tareas

1. Tecnología funcionando. 2. Todo documentado.

Soporte Técnico

  • Verificar internet/wifi antes del evento
  • Proyectores funcionando
  • Plataforma Sikuani accesible
  • Excel/formatos descargados
  • Solucionar problemas rápido
  • Mantener contacto con Sikuani si hay falla mayor

Registro & Documentación

  • Asistencia de estudiantes (✓ o X)
  • Asistencia de jurados
  • Equipos que presentaron
  • Incidencias técnicas
  • Problemas observados
  • Fotos/videos puntuales

📋 Herramientas: Tabla de asistencia, Cuaderno para incidencias, Cámara/celular para fotos

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Cronograma del 11 de Noviembre

Timeline: 11 de Noviembre

6:00 - 6:30 AM: Llegada
  • Todo el equipo llega 30 min antes del inicio
  • Meet con coordinador del colegio
  • Recorrido: auditorio, salones, cafetería, tomacorrientes
6:30 - 7:00 AM: Setup Técnico
  • Verificar internet y proyectores
  • Plataforma Sikuani activa
  • Excel/formatos listos
  • Materiales organizados en centro
7:00 - 7:30 AM: Brief Interno
  • Líder reúne equipo (15 min)
  • Asignar roles: movilización, materiales, tech/registro
  • Revisar orden de equipos
  • Resolver dudas finales
7:30 - 8:00 AM: Recepción Estudiantes
  • Recibir estudiantes con energía
  • Registro de asistencia
  • Acomodar en auditorio para bienvenida
8:00 - 8:15 AM: Bienvenida (Facilitador)
  • Ustedes: presentes, listos para acción
  • Supervisar que todos escuchen
8:15 AM - 2:00 PM: Rondas de Evaluación
  • Cada equipo: 15 min presentación + 10 min evaluación
  • Ustedes: movilizar cada 25-30 min
  • Si hay retroalimentación: llevarlo a sala (10 min)
2:00 - 2:30 PM: Cierre
  • Despedir estudiantes
  • Recoger materiales Sikuani
  • Inventario final
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Checklist: 3 Días Antes (Nov 8)

Líder de Logística

  • Recibir briefing coordinador general
  • Confirmar equipo (3 auxiliares)
  • Revisar orden de presentaciones
  • Crear tabla: Equipo - Salón - Hora
  • Contacto directo coordinador colegio
  • Revisar materiales disponibles

Todos los Auxiliares

  • Confirmar rol asignado
  • Saber quién es tu Líder
  • Revisar guía de tu rol
  • Resolver dudas con Líder
  • Estar listo para Nov 11
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Checklist: 11 de Noviembre

6:00 AM - Llegada
  • Todo el equipo presente (4 personas)
  • Presentarse con coordinador colegio
  • Recorrido de espacios (5 min)
  • Ubicar enchufes, baños, puntos de acceso
6:30 AM - Setup Técnico
  • Verificar internet: ¿rápido?
  • Proyectores: ¿encienden?
  • Plataforma Sikuani: ¿carga?
  • Excel/formatos: ¿descargados?
  • Materiales: ¿en lugar central?
7:00 AM - Brief Equipo
  • Líder: reunir equipo (5 min)
  • Asignar roles específicos
  • Revisar orden de equipos
  • Últimas preguntas
Durante Evento
  • Movilización: cada 25-30 min
  • Materiales: reposición continua
  • Tech: monitoreo activo
  • Registro: documentar incidencias
  • Comunicación: equipo conectado
2:30 PM - Cierre
  • Despedir estudiantes puntual
  • Agradecer coordinador colegio
  • Recolectar materiales Sikuani
  • Inventario final
  • Limpiar espacios usados
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Post-Evento: Mismo Día

Inmediato (2:30-3:00 PM)

  • Foto grupal equipo Sikuani
  • Agradecer personalmente a coordinador colegio
  • Recolectar notas de auxiliares
  • Inventario final materiales
  • Guardar equipos/cables

Esa Noche

  • Líder: compilar reporte
  • Incluir incidencias & soluciones
  • Adjuntar fotos/videos
  • Enviar a coordinador general

Siguiente Paso: Debriefing (12 nov) + Preparación Gran Final (18 nov)

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Contactos de Emergencia & Coordinación

Rol Nombre Contacto
Coordinador Logística General Patricia [Apellido] patricia@sikuani.net
Coordinador General Metodología Elkin Mendoza contacto@sikuani.net
Tu Coordinador Regional [Se asigna por colegio] Vía WhatsApp
Soporte Técnico Sikuani Equipo Tech Vía WhatsApp grupo
Emergencias Médicas Línea Nacional 123

Estructura WhatsApp:

• Coordinadores Generales (3) + Líderes Logística (3 colegios) = Supervisión general

• Tu Equipo: Líder + 3 Auxiliares = Coordinación diaria

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Problemas Más Probables (y Cómo Resolverlos)

❌ "Un equipo no llegó a la hora"

Solución: Especialista movilización revisa aula original. Si no está, llamar coordinador colegio. Mientras, pasar a siguiente equipo (no dejar vacío).

❌ "Se acabó el material"

Solución: Especialista materiales revisa stock. Si es poco, reutilizar pósits de equipo anterior o pasar a Plan C (material de emergencia del colegio).

❌ "El internet se cayó en medio de presentación"

Solución: Pasar a Plan B (Excel descargado). Equipo sigue presentando, jurados completan offline. Sincronizamos después.

❌ "Un jurado no está disponible"

Solución: Avisar a coordinador colegio. Puede usar otro jurado disponible o completar formulario después. El evento continúa.

❌ "Se rompió un cable o proyector"

Solución: Cambiar cable. Si proyector no funciona: usar otro proyector o pasar a Plan B (laptop + pantalla pequeña). No parar el evento.

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Reglas de Oro del Equipo de Logística

1️⃣ Llegar 30 Minutos Antes

No es negociable. Preparación = Éxito.

2️⃣ Comunicación Constante

Equipo conectado en WhatsApp. Líder es punto central. Todos se actualizan en tiempo real.

3️⃣ El Evento NO Se Para

Si algo falla, tienen Plan B. Si Plan B falla, tienen Plan C. Nunca un equipo espera.

4️⃣ Documentar Todo

Asistencia, incidencias, soluciones. Esto ayuda para Gran Final.

5️⃣ Equipo = Familia

Se apoyan mutuamente. Si auxiliar de movilización necesita ayuda, los otros están ahí. Flexibilidad total.

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⚙️

Ustedes son los Héroes Invisibles

Mientras 100+ estudiantes viven el Torneo, ustedes trabajan sin parar para que sea perfecto. Mentores, jurados, facilitadores: todos dependen de ustedes.

Su misión: Que cada estudiante sienta que "Esto fue bien organizado, profesional, y memorable."

El Torneo vive en los detalles. Ustedes son esos detalles.

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¿PREGUNTAS?

Tiempo para aclarar dudas

📧 torneo@sikuani.net

💬 WhatsApp (se les compartirá grupo)

📱 Coordinadores disponibles 24/7

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🙏

¡GRACIAS!

Nos vemos el 11 de noviembre a las 6:00 AM

Briefing final: 10 de noviembre 8 PM

Confirmación de equipos: 9 de noviembre

Materiales: entrega en coordinación